제조업 월결산 기간 단축 — 월말 뒤 10영업일 안에 끝내는 방법

제조업의 월결산은 재고와 원가가 얽혀 있어 서비스업보다 오래 걸립니다. 결산이 늦을수록 경영회의는 한 달 전 숫자로 지금을 판단하게 됩니다. 결산을 앞당기는 방법은 더 빨리 일하는 것이 아니라, 월말 뒤에 하던 일을 월중으로 옮기고 수정 횟수를 줄이는 것입니다.

월결산은 어디서 늦어지나?

이 글은 늦어지는 곳을 네 군데로 나눠 봅니다. 네 곳 모두 「월말이 지나야 시작하는 일」입니다. 어느 단계에서 며칠을 쓰는지 지난 석 달의 결산 일정을 거꾸로 적어 보면 가장 오래 걸리는 곳이 드러납니다.

결산 일정표는 어떻게 짜나?

결산을 끝낼 날을 먼저 정하고, 그날에서 거꾸로 날짜별 할 일과 담당자를 적습니다. 일정표가 없으면 앞 단계가 하루 늦을 때마다 뒤 단계가 모두 밀립니다.

월말 전에 미리 할 수 있는 일은 무엇인가?

재고 확정·원가 계산에 필요한 준비 중 여러 가지는 월말 전에 미리 할 수 있습니다. 준비를 월중으로 옮기면 월말 뒤에는 확정과 확인만 남습니다.

• 기준정보 변경 마감일 — 신규 품목, 제품 구성(BOM), 표준 단가처럼 원가 계산의 기준이 되는 정보는 월말 며칠 전까지만 바꾸고, 그 뒤 변경은 다음 달에 반영합니다. 실제 매입 단가는 이 마감과 관계없이 그 달 거래대로 반영합니다.
• 배부 기준 자료의 주간 수집 — 작업시간·설비 가동시간·전력 사용량을 주마다 모으면 월말에 한꺼번에 찾을 일이 없습니다.
• 순환 실사 — 모든 품목을 월말에 세는 대신, 금액이 큰 품목을 월중에 나눠 셉니다.
• 미리 결산해 보기 — 월말 일주일 전 자료로 원가 계산을 한 번 돌려 오류를 미리 찾습니다.

월말 입고와 매입은 어떤 기준으로 마감하나?

「송장이 오면 반영한다」 대신 「입고되면 반영한다」로 기준을 바꾸고, 금액 차이는 다음 달에 조정합니다. 기준을 문서로 정해 두어야 매달 같은 방식으로 처리되고, 담당자가 바뀌어도 흔들리지 않습니다.

• 월말까지 입고된 자재는 발주 단가로 먼저 반영합니다.
• 송장 금액이 발주 단가와 다르면, 송장이 도착한 달에 차이를 나눠 반영합니다 — 이미 쓴 몫은 그 달 원가에, 아직 재고로 남은 몫은 재고 금액에 더하거나 뺍니다.
• 어느 금액 이상의 차이는 결산을 다시 할지, 다음 달에 조정할지 기준을 미리 숫자로 정합니다(아래 두 번째 표).

가상 회사는 「월 영업이익의 1% 이상이거나 제품 이익 상위 10개에 드는 제품이 바뀌는 차이」를 결산을 다시 하는 선으로 정했습니다. 이 회사의 월 영업이익은 2억 원이라 1%는 200만 원이며, 1%는 제품 순위를 다시 계산하지 않고 금액만으로 거르는 첫 선입니다. 경영회의가 이 숫자로 정하는 것은 이익 수준과 어느 제품을 밀지이므로, 둘 다 바꾸지 않는 차이는 결산을 다시 해도 결정이 달라지지 않습니다.

결산 전에 어떤 오류를 먼저 걸러 내나?

원가 계산을 돌리기 전에 아래 네 항목을 이 순서로 확인합니다. 순서는 오류 하나가 틀어 놓는 제품의 범위가 넓은 것부터입니다. 같은 오류라도 들어가는 제품이 많을수록 결산 뒤에 다시 계산할 범위가 커집니다.

1. 배부 기준 자료(작업시간·가동시간·전력 사용량)가 비어 있는 부서나 설비가 있는가? — 한 설비의 가동시간이 빠지면 그 설비 비용을 제품에 나눌 기준이 사라져, 그 설비를 거친 제품 전부의 원가가 틀어집니다. 영향이 가장 넓어 맨 앞에 둡니다.
2. 단가가 비어 있는 자재·반제품이 있는가? — 단가가 빈 자재는 그 자재가 들어간 제품마다 재료비가 빠진 채 계산됩니다. 여러 제품에 들어가는 것부터 봅니다(다음 절).
3. 판매됐는데 제품 구성(BOM)이 없는 생산 품목이 있는가? — 매출은 잡히는데 재료비가 빠진 채 계산돼, 그 제품의 이익이 실제보다 크게 보입니다. 영향은 그 제품 하나지만 경영회의에서 「가장 많이 남는 제품」으로 잘못 읽히기 쉽습니다.
4. 장부상 재고가 음수인 품목이 있는가? — 실제로는 있을 수 없는 수량이라 그 품목의 평균 단가를 믿을 수 없습니다. 원인을 찾으려면 입출고 기록을 거슬러 봐야 해서 자재 담당에게 먼저 넘기고, 원가 계산 직전에 다시 확인합니다.

점검 목록이 중요한 이유는 오류 하나가 여러 제품의 원가를 한꺼번에 움직이기 때문입니다. 결산 뒤에 발견하면 관련 제품 전체를 다시 계산하고, 이미 나간 경영회의 자료도 고쳐야 합니다.

점검은 어디부터 하나?

가장 많은 제품에 들어가는 자재·반제품부터 봅니다. 이 글이 제안하는 기준은 구성품마다 바로 위 품목 몇 개에 들어가는지 세어 큰 순서로 줄 세운 뒤, 위에서 10%까지를 결산 전 점검의 첫 줄에 두는 것입니다. 여기서 연결 한 건은 구성품 하나가 바로 위 품목 하나에 들어가는 것을 말합니다.

가상의 식품 제조사로 계산해 보면 이렇습니다. 구성품이 120개이니 상위 10%는 12개입니다. 이 회사 제품 구성의 연결은 모두 400건인데, 상위 12개가 그 가운데 190건을 차지합니다. 반대로 120개 가운데 70개는 바로 위 품목 하나에만 들어갑니다. 12개만 먼저 보면 연결의 절반 가까이를 확인하는 셈이고, 70개는 틀려도 품목 하나에 그칩니다.

1위 설탕의 단가가 kg당 1,200원이어야 하는데 12,000원으로 잘못 들어갔다고 해 봅니다. 설탕 0.05kg이 들어가는 제품은 개당 설탕 값이 60원에서 600원으로 540원 오릅니다. 그 제품을 한 달에 1만 개 만들면 그 제품 하나에서만 원가가 540만 원 부풀고, 같은 오류가 설탕이 들어가는 48개 품목에 한꺼번에 퍼집니다. 70개 쪽 구성품 하나가 틀렸다면 다시 계산할 품목은 하나뿐입니다.

반제품을 거쳐 들어가는 제품까지는 어떻게 세나?

영향 범위를 판매 제품 수로 세려면, 반제품 자리를 그 반제품이 들어가는 판매 제품으로 바꿔 넣습니다. 위 표의 연결 건수와 다른 척도라, 이 글에서는 「닿는 판매 제품 수」라고 부릅니다.

예시에서 대두유는 바로 위 품목이 22개이고, 그중 기본 소스(반제품) 하나를 뺀 21개는 판매 제품입니다. 기본 소스는 판매 제품 18개에 들어가고, 그 18개 가운데 4개에는 대두유가 직접도 들어갑니다. 그래서 대두유가 닿는 판매 제품은 22 − 1 + 18 − 4 = 35개이고, 겹치는 4개는 한 번만 셉니다.

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   1 · BOM 내려받기

   제품 구성(BOM)을 「상위 품목 · 구성품」 두 열 엑셀로 내려받습니다. 한 줄이 연결 한 건이고, 같은 두 품목이 두 줄이면 한 줄만 남깁니다.
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   2 · 반제품 바꿔 넣기

   상위 품목 열에 반제품이 있는 줄은, 그 반제품이 들어가는 품목마다 한 줄씩 만들어 상위 품목을 바꿔 적습니다. 상위 품목 열에 반제품이 하나도 남지 않을 때까지 되풀이합니다.
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   3 · 겹침 지우고 세기

   같은 구성품과 판매 제품의 쌍은 한 번만 남기고, 구성품마다 판매 제품 수를 셉니다(피벗 표의 개수).
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   4 · 줄 세우고 표시하기

   큰 순서로 정렬해 위에서 10%까지 표시하고, 옆 열에 그달 사용 금액을 붙여 아래 표의 네 칸으로 나눕니다. 반제품이 있는 회사는 결산 전 점검의 첫 줄(상위 10%)도 이 숫자로 다시 줄 세웁니다.

금액 순위와 연결 순위는 어떻게 함께 쓰나?

금액이 큰 품목부터 관리하는 방식(ABC 관리)에 연결 순위를 겹치면 네 칸이 나옵니다. 여기서 금액이 크다는 것은 그달 사용 금액 순위 상위 10%, 연결이 많다는 것은 닿는 판매 제품 수 순위 상위 10%를 뜻합니다. 번호는 결산 전에 보는 순서이고, 틀어 놓는 제품 범위가 넓은 칸이 앞섭니다.

② 칸이 연결 순위를 따로 세는 이유입니다. 포장 필름은 그달 사용 금액이 작아 금액 순위에서는 뒤로 밀리지만, 판매 제품에 바로 들어가는 포장재라 닿는 판매 제품이 16개이고, 수량 단위가 한 번 틀리면 16개 제품의 원가가 함께 움직입니다.

원가 계산이 끝난 뒤에는 무엇을 확인하나?

전월보다 평균 단가(기초 재고와 그달 들어온 몫을 합쳐 낸 단가)가 20% 이상 변한 품목만 골라, 원인을 설명할 수 있는지 봅니다. 모든 품목의 단가를 다 보는 대신 크게 변한 것만 보는 것이 이 글이 제안하는 기준입니다. 변동은 두 달 단가의 차이를 전월 단가로 나눠 셉니다. 전월 2,000원이 이번 달 2,500원이면 500원 오른 것이고, 500원은 2,000원의 25%입니다.

이 가상 회사에서 두 달 모두 단가가 있는 품목은 180개였고, 20% 이상 변한 품목은 9개였습니다. 그중 포장 필름과 소스 용기 2개는 입고 단가 점검(아래)에서 단위 의심으로 걸려 따로 떼고, 남은 7개 가운데 5개가 대두유처럼 매입 단가로 바로 설명된다면 제품 구성과 작업 기록까지 깊이 볼 품목은 기본 소스를 포함한 2개입니다. 180개를 다 보는 대신 9개를 고르고, 단위 의심 2개는 입고 기록만 맞춰 본 뒤, 원인을 깊이 찾는 시간은 2개에 씁니다.

수량 단위 착오는 20% 목록과 따로 거릅니다. 이번 달 입고 단가(그달 들어온 몫의 금액을 수량으로 나눈 값)가 전월 평균 단가의 8배 이상이거나 8분의 1 이하이면, 또는 그 배율이 묶음 입수(한 묶음에 든 낱개 수)의 위아래 20% 안이면 원가가 변했다고 보기 전에 단위부터 확인합니다. kg과 g처럼 10의 거듭제곱으로 바뀌는 착오는 10배·1,000배로 나타나 8배 선에 걸리고, 묶음과 낱개 착오는 입수만큼 나타납니다. 평균 단가로 보지 않는 것은 기초 재고가 섞여 착오의 배율이 줄어 보이기 때문입니다. 예시의 필름은 입고 단가가 10분의 1인데 평균 단가는 4분의 1로만 움직였고, 용기는 배율이 약 5.5배로 8배 선 아래지만 6개입의 범위(4.8~7.2배)에 들어 걸립니다.

20% 선은 걸리는 품목 수가 원가 담당이 하루에 볼 수 있는 수가 되도록 고릅니다. 이 가상 회사는 원가 담당이 하루에 원인까지 볼 수 있는 품목을 10개로 가정하고, 5%p 간격 후보(10·15·20·25%) 가운데 걸리는 품목이 10개를 넘지 않는 가장 낮은 선을 골랐습니다. 이 예시에서는 10% 이상이 23개, 15% 이상이 15개, 20% 이상이 9개였고, 25%로 올리면 설명되지 않는 300원이 남은 기본 소스(+20%)가 빠집니다. 선을 너무 올리면 볼 품목은 줄지만 설명되지 않는 변동이 함께 빠집니다.

같은 오류가 매달 되풀이되면 어떻게 막나?

같은 품목이 매달 점검에 걸린다면 그달 고치고 끝내지 말고, 왜 되풀이되는지부터 확인해 등록 단계에서 막습니다. 결산 직전에 고치는 일은 매달 같은 시간을 쓰고, 고친 사람이 빠진 달에는 그대로 결산에 남습니다.

가상의 식품 제조사에서 신제품 「매운 볶음 소스」가 석 달 연속 「판매됐는데 BOM 없음」으로 걸렸다고 해 봅니다. 원가 담당은 매달 결산 직전에 임시 BOM을 넣고 넘어갔습니다. 거슬러 보니 영업이 출시일에 맞춰 품목을 먼저 등록하고, 생산 쪽은 시험 생산을 마친 뒤에야 BOM을 넣는데 그 시점이 매달 기준정보 마감일보다 늦었습니다. 오류가 아니라 등록 순서의 문제였습니다.

• BOM 없는 생산 품목은 판매에 쓰지 않는다 — 생산 품목 등록 양식에 BOM 담당 확인 칸을 두고, 확인 전에는 판매 주문에 쓸 수 없게 합니다.
• 같은 자재가 매달 음수 재고로 남으면 등록 순서를 본다 — 생산 투입(출고)이 입고보다 먼저 등록되거나 입고 등록이 빠졌는지 확인하고, 입고 등록 마감을 +1영업일 안으로 당깁니다.
• 되풀이된 항목은 기록해 둔다 — 같은 품목이 두 달 이상 걸리면 원인과 막은 방법을 점검 목록 옆에 적어, 담당자가 바뀌어도 같은 일을 다시 하지 않게 합니다.

결산 단축에서 놓치기 쉬운 실수는?

일정표를 만들어도 준비가 그대로면 결산은 짧아지지 않습니다. 아래 다섯 가지는 일정표를 만든 뒤에도 놓치기 쉬운 것들입니다.

• 일정만 당기고 준비는 그대로 둔다 — 같은 일을 더 짧은 기간에 하게 되어 오류와 재작업이 늘어납니다.
• 결산 뒤 수정을 당연하게 여긴다 — 수정할 때마다 경영회의 자료가 바뀌어 숫자를 믿기 어려워집니다.
• 한 사람이 모든 단계를 안다 — 그 사람이 빠진 달에 결산이 멈춥니다. 단계별 담당과 기준을 문서로 남깁니다.
• 연말 결산 방식을 매달 그대로 한다 — 월 관리 결산은 경영 판단에 필요한 정확도와 속도에 맞춰 기준을 따로 정합니다.
• 모든 품목의 단가를 다 본다 — 전월보다 평균 단가가 20% 이상 변한 품목만 고르고, 수량 단위 착오는 입고 단가로 따로 거릅니다. 가상 예시에서는 180개 대신 9개를 골라, 원인을 깊이 찾은 것은 2개였습니다.

결산 전 점검과 원가 계산을 매달 같은 기준으로 하려면?

결산 전 점검은 사람이 기억에 기대 반복하지 않도록 목록으로 고정해야 합니다. 엑셀로 하면 매달 같은 확인을 사람이 반복해야 합니다. Taylro는 결산 전에 단가를 잡을 수 없는 자재나 제품 구성(BOM)이 없는 생산 품목 같은 항목을 점검 목록으로 보여 주고, ERP·엑셀 자료로 원가 계산과 제품·거래처별 손익을 같은 기준으로 만듭니다.